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Bestandsverbesserung

Nutzen Sie die vorhandenen Möglichkeiten Ihrer IT und Prozesse optimal aus, bevor Sie über Neues nachdenken. Das ist meine Empfehlung. Gehen Sie den Weg der kontinuierlichen Verbesserung. Wichtig ist dabei, dass Sie Ihre Potenziale kennen und klar beschrieben ist, wo Sie hinwollen. Idealerweise haben wir das mit Hilfe der klassischen Bedarfsanalyse gemeinsam erarbeitet.

Bei der Bestandsverbesserung geht es um vergleichbare Massnahmen, wie bei der agilen Bedarfsanalyse. Allerdings werden jetzt auch Massnahmen für umfangreicherer Problemstellungen bearbeitet und mit den vorhandenen Mitteln und kleineren Erweiterungen gelöst. Hierzu gehören:

  • Strukturierung und prozessgetriebene Aufbereitung der Daten – hierdurch werden zielgerichtete Auswertungen und eine aktive Prozesssteuerung möglich.
  • Kleine Anpassungen der Ablauf- und Arbeitsorganisation – kosten nicht viel und schaffen häufig die Voraussetzung, um mehr aus der verfügbaren IT herauszuholen.
  • Vollständiges Customizing der Standardsysteme – optimale Anpassung an die Prozesse und Ausnutzung des vorhandenen Systempotenzials.
  • Verknüpfen von Systemen über existierende oder neue Schnittstellen – Vermeidung von Medienbrüchen, doppelter Dateneingabe und Fehlerreduzierung.
  • Einsatz von lokal installierten Tools oder Cloud-Services –  schließen funktionaler Lücken, (Teil-) Automatisierung von Arbeitsgängen.

Das Vorhandene bietet viele Möglichkeiten der Verbesserung. Nutzen Sie diese. Der Vorteil ist hierbei, dass die Mitarbeiter die Systeme und Prozesse kennen und sich somit voll und ganz auf die Lösung des fachlichen Problems konzentrieren können, ohne dabei durch zu viel Neues vom eigentlichen Problem abgelenkt zu werden. Des Weiteren sind diese Massnahmen schnell umgesetzt, kostengünstig und haben einen hohen Nutzwert.

agile Bedarfsanalyse

Die agile Bedarfsanalyse erweitert die Bedarfsanalyse um agile Methoden. Hierdurch werden die Ideen, die während der Analyse- und Konzeptionsphase entwickelt werden, direkt umgesetzt. Der Vorteil liegt darin, dass sehr schnell praktischer Nutzen entsteht. Für die direkte Umsetzung werden entweder Problemstellungen identifiziert, die den Nutzen beim Anwender deutlich steigern oder der Erprobung eines neuen Konzeptes dienen. Hierzu gehören zum Beispiel folgende Massnahmen und der Nutzen, den die Massnahmen stiften:

  • Vervollständigung der Stamm- und Bewegungsdaten – damit die benötigten Informationen verfügbar werden.
  • Reorganisation der Ablage – damit Informationen schnell gefunden werden.
  • Checklisten und Kurzschulungen – um Wissenslücken zu schließen.
  • Automatisierung von Routineaufgaben – um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.
  • Einbindung neuer IT-Services aus der Cloud – für eine schnelle und kostengünstige Lösung kleiner Probleme.

Sowie alle anderen Problemstellungen, die eine hohe Wiederholungsrate aufweisen, lokal begrenzt sind und sich mit vertretbarem Aufwand optimieren lassen – sog. Quick wins.