Im klassischen Projektmanagement wird versucht den gesamten Themenkomplex detailliert zu beschreiben und alle für die Projektumsetzung nötigen Aktivitäten, deren Reihenfolge, Dauer und Ressourcen zu planen. Bei gut beschreibbaren Problemstellungen mit weitestgehend bekannten Lösungswegen ist das ein geeignetes Vorgehen. Bei vielen Softwareprojekten liegen diese Voraussetzungen allerdings nicht vor. Hier gibt es nicht nur viele und unbekannte Lösungswege sondern auch sich während des Projektablaufes ändernde Anforderungen.

Nachfolgend werden zwei international anerkannte Vertreter aus den beiden Bereichen genannt, die ich empfehlen kann und gerne anwende:

• PRINCE2 – ein klassisches Projektmanagementsystem zur Organisation und Steuerung von größeren bis sehr großen Projekten. Gut geeignet zur Darstellung der Beteiligten, Kosten, Zeitrahmen, Umfang, Risiko und Nutzen.
• Scrum – ein agiles Vorgehensmodell für eine inkrementelle und iterative Vorgehensweise. Ein anwenderorientiertes Konzept, das gut geeignet ist unscharfe Problemstellungen zu lösen.

Sehr gute Erfahrungen habe ich in jüngerer Zeit mit dem agilen Vorgehen oder je nach Projektumfang mit einer Kombination aus klassischen und agilen Methoden gemacht. Insofern empfehle ich bei kleineren Projektumfängen ein rein agiles Vorgehen. Insbesondere dann, wenn die Aufgabenstellung noch unvollständig ist und nicht alle Anforderungen präzise genug formuliert sind. Bei größeren Projektumfängen und gemischt strukturierten Anforderungen empfehle ich die kombinierte Anwendung beider Methoden.

Ich stelle für jedes Projekt eine standardisierte zentrale Kommunikationsinfrastruktur bereit, über die alle relevanten Projektinformationen für alle Beteiligten zur Verfügung stehen und untereinander ausgetauscht werden können. Das System besteht aus einem:

• Projekt-Wiki zur Dokumentation,
• einem Ticketsystem zur Erstellung und Nachverfolgung von Aufgaben und
• einem Screen-Sharing System für Telefonkonferenzen, damit jeder sieht worüber  gesprochen wird.

Über diese Kommunikationsinfrastruktur ist es selbst bei größeren Entfernungen einfach möglich regelmäßige Meetings durchzuführen ohne das Budget unnötig zu strapazieren. Des Weiteren wird sichergestellt, dass alle Projektbeteiligten immer vollständig informiert sind und auf den aktuellen Stand der Dokumentation zugreifen können.

Bei meiner Arbeit lege ich besonderen Wert auf Teamarbeit und versuche frühzeitig sicherzustellen, dass alle betroffenen Mitarbeiter entsprechend ihrer Projektrolle eingebunden werden. Gerade bei den prozessbezogenen Themen ist es wichtig das Wissen und Know-how der Mitarbeiter im Rahmen der Analyse und Optimierung ideal zu nutzen und die Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess mit einzubinden. Hierzu führe ich entsprechende Interviews mit den Mitarbeitern.

Gerne unterstütze ich Sie bei der Schaffung von etwas Neuem mit folgenden Leistungen:

• Projektleitung – Sie müssen sich um nichts kümmern, ich übernehme für Sie die Steuerung der Hersteller und Stelle die nötige Projektinfrastruktur bereit.
• Anforderungsmanagement und Lastenhefterstellung – ich stelle sicher, dass Ihre Anforderungen von den Entwicklern und Systemlieferanten umgesetzt werden.
• IT-Architektur- und Technologie – beeinflussen Eigenschaften wie Flexibilität, Verfügbarkeit, Erweiterbarkeit und Sicherheit oft sehr viel stärker als das eigentliche Software-Produkt, deshalb bilden diese Themen den Kern meiner Konzepte.
• Aufbereitung der erforderlichen Systemdaten – denn nur mit den richtigen und vollständigen Daten entfaltet ein IT-System sein volles Potenzial.
• Abnahmetests – man bekommt nicht was man erwartet sondern was man kontrolliert, deshalb sichere ich über professionelle Tests des erwartete Ergebnis.
• Dokumentation, Schulung und Einführung – entlang der Geschäftsprozesse mit den System-Funktionen, die die Mitarbeiter für Ihre tägliche Arbeit benötigen.

Und natürlich die Leistungen, wie ich sie auch Rahmen der Bestandsverbesserung erbringe. So stellen Sie sicher, dass sie nicht nur ein Bugatti gekauft haben, sondern diesen auch fahren können!

Als Mitglied eines Netzwerkes aus erfahrenen freiberuflichen Frontend-, Backend- und App-Entwicklern, UI/UX-Designern,  Konzeptern, Beratern, Textern, SEO-Spezialisten und Mobilitäts-Experten bin ich auch in der Lage größere Einführungs- oder Entwicklungsprojekte im Sinne eines Generalunternehmers zu realisieren.

Bei der Bestandsverbesserung geht es um vergleichbare Massnahmen, wie bei der agilen Bedarfsanalyse. Allerdings werden jetzt auch Massnahmen für umfangreicherer Problemstellungen bearbeitet und mit den vorhandenen Mitteln und kleineren Erweiterungen gelöst. Hierzu gehören:

• Strukturierung und prozessgetriebene Aufbereitung der Daten – hierdurch werden zielgerichtete Auswertungen und eine aktive Prozesssteuerung möglich.
• Kleine Anpassungen der Ablauf- und Arbeitsorganisation – kosten nicht viel und schaffen häufig die Voraussetzung, um mehr aus der verfügbaren IT herauszuholen.
• Vollständiges Customizing der Standardsysteme – optimale Anpassung an die Prozesse und Ausnutzung des vorhandenen Systempotenzials.
• Verknüpfen von Systemen über existierende oder neue Schnittstellen – Vermeidung von Medienbrüchen, doppelter Dateneingabe und Fehlerreduzierung.
• Einsatz von lokal installierten Tools oder Cloud-Services –  schließen funktionaler Lücken, (Teil-) Automatisierung von Arbeitsgängen.

Das Vorhandene bietet viele Möglichkeiten der Verbesserung. Nutzen Sie diese. Der Vorteil ist hierbei, dass die Mitarbeiter die Systeme und Prozesse kennen und sich somit voll und ganz auf die Lösung des fachlichen Problems konzentrieren können, ohne dabei durch zu viel Neues vom eigentlichen Problem abgelenkt zu werden. Des Weiteren sind diese Massnahmen schnell umgesetzt, kostengünstig und haben einen hohen Nutzwert.

• Vervollständigung der Stamm- und Bewegungsdaten – damit die benötigten Informationen verfügbar werden.
• Reorganisation der Ablage – damit Informationen schnell gefunden werden.
• Checklisten und Kurzschulungen – um Wissenslücken zu schließen.
• Automatisierung von Routineaufgaben – um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.
• Einbindung neuer IT-Services aus der Cloud – für eine schnelle und kostengünstige Lösung kleiner Probleme.

Sowie alle anderen Problemstellungen, die eine hohe Wiederholungsrate aufweisen, lokal begrenzt sind und sich mit vertretbarem Aufwand optimieren lassen – sog. Quick wins.

• Zielsetzung – wo liegen Ihre Schwerpunkte – eher Kostensenkung, Fehlervermeidung, neue Funktionen für fachliche Herausforderungen oder …?
• Prozessanalyse – Wann werden welche Informationen im Prozess von wem benötigt?
• IT-Systemanalyse – Welche Daten können von den vorhandenen Systemen verarbeitet werden und welche Informationen lassen sich daraus ableiten?
• Abbildung der Prozesse auf die IT-Systeme – Welche Systeme werden je Prozessschritt von wem benutzt und welche Daten werden dabei verarbeitet?
• Schwachstellenanalyse – Bei welchen Prozessschritten fehlen Informationen und wo werden Daten doppelt erfasst?
• Potenzialermittlung – Welche Funktionen und Daten sind verfügbar und wären hilfreich – werden aber nicht genutzt?
• Handlungsempfehlungen – Abschließende Beurteilung inklusive Maßnahmenliste!

Der Nutzen der Bedarfsanalyse ist, dass Sie einen detaillierten Überblick zum aktuellen und potenziellen Wirkungsgrad Ihrer IT-Systeme über die gesamte Prozesskette erhalten. Zusätzlich verfügen Sie mit den Handlungsempfehlungen über einen umsetzbaren Bebauungsplan. Die dokumentierten Prozesse bieten Impulse für mögliche Prozessverbesserungen.  Die Bedarfsanalyse lässt sich gut durch agile Methoden ergänzen.